Versie 2.1, 11 oktober 2026
GuifiLab is een handelsnaam van Guifi BV, gevestigd aan de Oude Apeldoornseweg 41, 7333 NR Apeldoorn (KvK 56794398). Guifi BV is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via guifilab.nl, guifilab.com en onze software: Subtitle Studio, edelkrone control en Secret Drop. In deze verklaring lees je welke gegevens we verwerken, waarom, hoe lang en wat je rechten zijn.
In het kort
- We zijn een Nederlands bedrijf. Onze website en servers staan in de EU (Nederland en Duitsland).
- Je video’s, audio en ondertitels blijven op je eigen Mac. Onze software verwerkt ze lokaal.
- We verkopen geen gegevens en gebruiken geen advertentienetwerken. Meten doen we alleen met jouw toestemming.
1. Welke gegevens verwerken we?
Bij een bestelling of account
- Naam, e-mailadres, en bij zakelijke aankoop bedrijfsnaam, adres en btw-nummer.
- Bestelgegevens: welk product, wanneer, welk bedrag, en de status van je abonnement.
- Betalingen lopen via Mollie. Wij zien en bewaren geen creditcard- of bankgegevens.
- Je btw-nummer controleren we automatisch in de Europese VIES-database.
Bij het gebruik van onze software
- Licentiecontrole: je licentiesleutel, een anonieme apparaat-ID, de appversie en het tijdstip van de controle. De app leidt die ID af van de hardware van je Mac en versleutelt hem; we ontvangen dus geen serienummer of hardwaregegevens zelf, maar herkennen wel dezelfde Mac.
- Proefversie: om de gratis proefvideo’s per Mac te tellen, bewaren we die anonieme apparaat-ID met het aantal gebruikte proefvideo’s en het moment van de eerste start.
- Updates: de app vraagt op onze updateserver of er een nieuwe versie is. Daarbij gaan de appversie en het gekozen updatekanaal mee.
- Je eigen materiaal (video, audio, transcripties, ondertitels) blijft op je Mac. Wij ontvangen het niet.
- Testgroep: neem je deel aan onze afgesproken testgroep voor Subtitle Studio, dan stuurt de app gemaakte en gecorrigeerde ondertitelbestanden naar ons om de tool te verbeteren. Dat gebeurt alleen voor licenties die we samen met jou op de testlijst hebben gezet.
- Cloud-AI (optioneel): kies je in Subtitle Studio zelf een cloud-provider (OpenAI, Anthropic, Google of Mistral), dan gaat de tekst van je ondertitels met jouw eigen sleutel rechtstreeks van je Mac naar die provider. Wij zitten daar niet tussen. Op de verwerking door die provider zijn hun voorwaarden van toepassing.
- Secret Drop: berichten worden versleuteld opgeslagen en verlopen automatisch. Een account is niet nodig. Tegen misbruik houden we een logboek bij van het aanmaken en openen van berichten, met IP-adres en tijdstip, maar nooit de inhoud. Dat logboek bewaren we 90 dagen.
Als je de proefversie aanvraagt
- Je e-mailadres, het tijdstip en je IP-adres, en of je de downloadlink hebt gebruikt. We gebruiken dit om je de persoonlijke downloadlink te sturen en om misbruik van de proefversie te voorkomen.
- Wegwerpadressen weigeren we. We controleren daarvoor het domein van je e-mailadres; je adres zelf gaat daarbij niet naar anderen.
Als je contact met ons opneemt of de nieuwsbrief wilt
- Je naam, e-mailadres en wat je ons schrijft.
- Voor de nieuwsbrief: je voornaam en e-mailadres, alleen als je je zelf aanmeldt.
Bij een bezoek aan de website
- Technische gegevens in serverlogs (zoals IP-adres, browser en tijdstip), voor beveiliging en het opsporen van storingen.
2. Waarom en op welke grondslag?
- Uitvoeren van de overeenkomst: je bestelling leveren, je licentie activeren, updates aanbieden en je helpen bij vragen.
- Wettelijke plicht: facturen en btw-administratie bewaren.
- Je aanvraag: de downloadlink van de proefversie sturen die je aanvraagt.
- Gerechtvaardigd belang: de website, licenties en proefversie beveiligen tegen misbruik, en storingen oplossen.
- Toestemming: de nieuwsbrief en deelname aan de testgroep. Je kunt die toestemming altijd intrekken.
3. Hoe lang bewaren we gegevens?
- Account- en licentiegegevens: zolang je account of licentie actief is, en daarna nog 1 jaar.
- Facturen en bestelgegevens: 7 jaar, omdat de wet dat verplicht.
- Serverlogs: maximaal 3 maanden.
- Aanvragen van de proefversie: 1 jaar, daarna verwijderen we ze automatisch. De telling van proefvideo’s per Mac bewaren we zolang de proefversie bestaat, omdat die anders opnieuw zou beginnen.
- Bestanden van de testgroep: tot we ze niet meer nodig hebben voor de verbetering, uiterlijk 1 jaar na ontvangst, of eerder als je erom vraagt.
- Nieuwsbrief: tot je je afmeldt.
4. Met wie delen we gegevens?
We schakelen een paar dienstverleners in. Met elk van hen hebben we afspraken over de bescherming van je gegevens.
- Hosting van de website: Flexwebhosting, Nederland.
- Update- en licentieserver: Hetzner, Duitsland.
- Betalingen: Mollie, Nederland.
- Nieuwsbrief: Brevo, Frankrijk.
- E-mail: Google Workspace.
- Beveiliging van de website: Wordfence (Defiant Inc.), voor het blokkeren van aanvallen.
Google en Defiant kunnen gegevens buiten de EU verwerken. Dat gebeurt op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of het EU-VS-gegevensprivacykader. We verkopen geen gegevens en geven ze niet aan adverteerders.
5. Cookies
Zonder toestemming gebruiken we alleen cookies die nodig zijn om de site te laten werken: voor je sessie, de winkelwagen, het inloggen, je taalkeuze en het onthouden van je cookiekeuze.
Geef je toestemming voor marketing, dan zet WooCommerce ook cookies (beginnend met sbjs_) die onthouden via welke weg je op de site kwam, zoals een zoekmachine of een link. Die informatie komt alleen bij je bestelling te staan, zodat we zien welke kanalen werken. Ze gaat niet naar derden en we gebruiken haar niet voor advertenties. De cookies verlopen na maximaal 6 maanden. Je kunt je keuze altijd aanpassen via “Cookie-instellingen” onderaan elke pagina.
6. Beveiliging
Alle verbindingen met onze website en servers zijn versleuteld (https). Toegang tot gegevens is beperkt tot de mensen die het voor hun werk nodig hebben. Onze eigen code controleren we elke week automatisch op bekende beveiligingsproblemen.
7. Je rechten
Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken en je gegevens mee te nemen. Mail ons via support@guifi.nl. We reageren binnen een maand. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
8. Wijzigingen
We passen deze verklaring aan als onze software of werkwijze verandert. De datum bovenaan laat zien wanneer dat voor het laatst gebeurde.
Contact
